Privacy beleid OCTAVIO CVBA

1. Wie?

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van OCTAVIO CVBA, met maatschappelijke zetel te 9830 Sint – Martens – Latem, Kortrijksesteenweg 57 bus 2, met ondernemingsnummer BE0656.909.437, met vaste vertegenwoordigers de heer Peter Magherman en de heer Joachim Vermeersch.

OCTAVIO CVBA is een team van acht vennoten, elk met hun eigen expertise. U kan op ons rekenen om uw persoonlijke financiële doelstellingen te behalen. We nemen de tijd om u te begeleiden in een transparante en vertrouwelijke samenwerking.

Door gebruik te maken van de dienstverlening van OCTAVIO CVBA geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacy beleid en aanvaardt u bijgevolg de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven. Dit privacy beleid omschrijft de werking van de diensten geleverd door OCTAVIO CVBA, meer bepaald hoe OCTAVIO CVBA gegevens verzamelt, gebruikt, beschermt en deelt.

De persoonlijke gegevens die u ons verstrekt zullen wij enkel gebruiken voor de diensten of doeleinden waarvoor u uw toestemming heeft gegeven. OCTAVIO CVBA leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018. Voor de uitvoering van haar dienstverlening is OCTAVIO CVBA de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens?

Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

OCTAVIO CVBA verbindt zich ertoe enkel die persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die ter zake dienend zijn en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

De volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, inloggegevens);
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
  • Financiële identificatiegegevens (bankgegevens);
  • Financiële middelen;
  • Voorkeurstaal voor de communicatie met OCTAVIO CVBA
  • Schulden, uitgaven (Totale uitgaven, huurgelden, leningen, hypotheken en andere vormen van krediet);
  • Leningen, hypotheken, kredieten (Aard van de lening, geleend bedrag, resterend te betalen saldo, aanvangsdatum, duur, rentevoet, overzicht van de betaling, bijzonderheden betreffende de waarborgen);
  • Bijzonderheden betreffende de verzekeringen (Aard van de verzekering, bijzonderheden betreffende de gedekte risico’s, verzekerde bedragen, periode gedurende welke de risico’s zijn gedekt, vervaldatum, al dan niet uitgevoerde of ontvangen betalingen, stand van de overeenkomst);
  • Bijzonderheden betreffende het pensioen (Datum waarop men deel gaat uitmaken van het pensioensysteem, aard van het systeem, datum waarop men geen deel meer uitmaakt van het systeem, ontvangen en uitgevoerde betalingen, opties, begunstigden);
  • Financiële transacties (Bedragen die de persoon die in het bestand is opgenomen, moet betalen en heeft betaald, toegekend krediet, wisselborgstelling, betalingswijzen, overzicht van de betalingen, deposito’s en andere waarborgen);
  • Compensatie (Bijzonderheden betreffende de geëiste compensaties, betaalde bedragen of andere vormen van compensatie);
  • Beroepsactiviteiten (aard van de activiteit, aard van de goederen of diensten);
  • Persoonlijke bijzonderheden (Leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit);
  • Bezittingen (Grond, eigendommen of andere bezittingen);
  • Huwelijk of huidige vorm van samenleven (Naam van de echtgenote of partner, huwelijksdatum, datum van het samenlevingscontract, aantal kinderen);
  • Huur- en verhuurgegevens (Bijzonderheden betreffende de goederen en diensten die aan de geregistreerde persoon worden geleverd, ontleend of gehuurd, bijzonderheden betreffende de goederen en diensten die door de geregistreerde persoon worden geleverd, ontleend of gehuurd);
  • Gegevens met betrekking tot de woning (Adres waar de woning zich bevindt: aard van de woning, eigendom of gehuurd, duur van het verblijf op dit adres, huur, lasten, classificatie van de woning, bijzonderheden betreffende de valorisatie);
  • Gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid (Handicap of gebrek);
  • Behaalde diploma’s, loopbaan (in het kader van het sollicitatieproces);
  • Loon (Betalingen en afhoudingen, salaris, commissielonen, boni, uitgaven, toelagen, voordelen, leningen, ingehouden belastingen, pensioenafhoudingen, vakbondsbijdrage, betaalwijzen, datum van de laatste salarisverhoging);
  • Elektronische identificatiegegevens (IP-adres, locatie, cookies);
  • Rijksregisternummer;

Wij verzamelen persoonsgegevens via verschillende kanalen:

2.1. Informatie die wij rechtstreeks van de betrokkene ontvangen via contact name met OCTAVIO CVBA via e-mail, telefoon, via onze website of contactformulier, via de software DORI, via registratie voor onze nieuwsbrief of wanneer u uw sollicitatiegegevens aan ons overmaakt.
Wij zullen uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening.
Mogelijk zullen wij u bijkomende informatie vragen. Desgevallend zal deze informatie steeds beperkt zijn en in verhouding staan tot wat strikt noodzakelijk is voor de gevraagde dienstverlening.

2.2. Informatie die we verzamelen via cookies

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij gegevens zoals uw IP adres, de pagina’s die u bezoekt op onze website, uw voorkeurstaal, etc.). Deze informatie verzamelen wij via het gebruik van cookies. Gelieve ons cookiebeleid door te nemen zodat u op de hoogte bent welke cookies wij gebruiken, en hoe u deze kan aanvaarden, uw voorkeur instellen of weigeren.

3. Waarvoor worden de gegevens gebruikt?

OCTAVIO CVBA verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

3.1. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van OCTAVIO CVBA en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen.

3.2. Om een zakelijke en/of arbeid gerelateerde relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven

3.3. Om u uit te nodigen voor evenementen en nieuwsbrieven

3.4. Om onze wettelijke verplichtingen (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving) na te leven.

4. Op basis van welke grondslag?

OCTAVIO CVBA baseert zich op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.

OCTAVIO CVBA verwerkt uw persoonsgegevens na ondertekening van een overeenkomst, offerte, orderbevestiging of bestelbon, met het oog op het voorbereiden of uitvoeren van de dienstverlening.

Wij kunnen ook uw expliciete toestemming vragen voor het verwerken van uw gegevens.

Daarnaast is het mogelijk dat OCTAVIO CVBA zich in bepaalde omstandigheden beroept op het gerechtvaardigd belang.

5. Met wie delen wij mogelijk uw gegevens?

OCTAVIO CVBA kan uw persoonsgegevens enkel aan derden overmaken indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de uitvoering van de dienstverlening.

Indien OCTAVIO CVBA uw persoonsgegevens doorgeeft aan derden, wordt met deze derden een gegevensverwerkingsovereenkomst afgesloten waarin o.m. wordt vastgelegd dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt.

De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons, wij wisselen persoonsgegevens enkel uit via maximaal beveiligde elektronische weg. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden door OCTAVIO CVBA bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen OCTAVIO CVBA en de klant. Hierbij wordt rekening gehouden met de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.

7. Passende technische en organisatorische maatregelen

OCTAVIO CVBA heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld in de mate van het mogelijke te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

OCTAVIO CVBA besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een streng wachtwoordmanagement.

Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven. In geen geval kan OCTAVIO CVBA aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. OCTAVIO CVBA slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens.

8. Rechten van betrokkenen

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.

8.1 Recht van inzage, verbetering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan OCTAVIO CVBA. Daarnaast heeft u steeds het recht om OCTAVIO CVBA te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.

8.2. Recht op verwijdering

U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

8.3. Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

8.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan OCTAVIO CVBA in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

8.5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens voor een specifieke studie. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit de databank van OCTAVIO CVBA verwijderd worden.

8.6. Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door OCTAVIO CVBA te contacteren, hetzij per e-mail via peter.magherman@octavio.be of joachim.vermeersch@octavio.be hetzij per post naar OCTAVIO CVBA, Kortrijksesteenweg 57 bus 2, 9830 Sint – Martens – Latem. Bij dergelijk verzoek dient u steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te voegen.
Een aanvraag kan geweigerd worden indien zij onredelijk repetitief of systematisch is.

8.7. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door OCTAVIO CVBA evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

8.8. Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be

9. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten.
Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.

Laatst bijgewerkte versie: 04/06/2021